Amikor egy utazás közben az ember megáll egy benzinkútnál és besétál a shopba, az gyakran katartikus érzés. Talán páran ismerik a vonatkozó Belga számot is. Egy jó kávé, a szokásos hot dog, hideg üdítő, vagy éppen kedves ajándék az otthoniaknak. És a tiszta mellékhelységről ne is beszéljünk. Az autópálya kitérő során inkább kicsit feltöltődünk és lélegzethez jutunk, és nem azon gondolkodunk, hogyan gondoskodik számtalan ország „polc menedzsereinek” regimentje arról, hogy a különböző termékek beszerzésre és azután kihelyezésre kerüljenek a Nemzetközi Benzinkút Hálózat egységeiben. Így fogjuk nevezni az üzleti inkognitó kedvéért. Bár annak látszhat kívülről, nem könnyű a polc menedzserek élete. Kiskereskedelmi láncokhoz szokott nagy-, közepes és kisebb gyártók százai értékesítenek adott esetben kicsit különböző termékeket, különböző feltételek mellett a Nemzetközi Benzinkút Hálózat különböző országaiban dolgozó menedzserekkel megállapodott különböző feltételek szerint. Ráadásul az egyes régiók, illetve országok különböző érettségi szakaszban, különböző integráltsági szinten vannak, eltérő tárgyalási kulturális alapokkal. Ebben a helyzetben kapott felkérést az Actionlab egy megnyert tender eredményeként, hogy fejlesszük a csapat tárgyalási hatékonyságát. A Nemzetközi Benzinkút Hálózat ugyan nagy cég, erős presztízzsel és potenciállal, viszont a beszerzési nagyságrendje jócskán elmarad a kiskereskedelmi láncoktól, ami igen érdekes megállapodási kihívásokhoz vezet. A projektet beszerzési folyamatra koncentrálva end to end építettük fel a terület vezetése és központi menedzsmentjének a részvételével. Közösen elkészítettük a shop termékek szállítóival évente lebonyolított, éves tárgyalási periódus elemzési, felkészülési és tárgyalási szabályzatát, amelynek a szakmai képzése és bevezetése után, a Polc Menedzsment szervezeteinek, napi működési rutinjává válhat.
A Polc Management-et irányító nemzetközi szakmai csapattal, szoros együttműködésben arra törekedtünk, hogy egyértelműen meghatározzuk, hogy a terület eredményességének a növeléséhez, profiljához kapcsolódóan, milyen fejlesztési eszközökre van szükség. A következő fő elemekből állt a szervezet-, és készségfejlesztés:
- Beszerzési policy (folyamatleírás) kidolgozása
- Tárgyalási készségfejlesztés
- A beszerzési folyamat minden elemére kiterjedő gyakorlati képzés
A cél egy olyan közös folyamatmenedzsment-, és készség-készlet kialakítása volt, ami egységes folyamat mentén szabályozza folyamatokat, illetve biztosítja, hogy a tárgyalási folyamatok hasonló megközelítés mentén történjenek. Nézzük részleteiben a lépéseket.
- Beszerzési policy (folyamatleírás) kidolgozása
Több körös interjúval vezetői és szenior munkatársi szinten megértettük a beszerzési folyamatok már központosított elemeit, illetve azt, hogy milyen munkát végeznek azon kívül a kollégák. Ez alapján készült el a 60 oldalas folyamatleírás, ami a következő fő lépéseket tartalmazta, az anyagban file és cella mélységben pontosítva a tennivalókat:
- Stratégia összefoglalása
Lényeges kiindulási pont, hogy milyen értékteremtési pontok mentén milyen vízió irányába halad a szervezet, hiszen ezek jelölik ki a beszerzési folyamat hogyanjait. Kiderül ebből a pontból, hogy a folyamat bevezetése hogyan teszi lehetővé a Polc Management számára, hogy világos és jól meghatározott célokat tűzzön ki. Ezáltal a vállalat képes lesz hatékonyan irányítani tevékenységeit és erőforrásait, biztosítva a hosszú távú növekedést és versenyképességet. Ez olyan, mintha egy GPS-t kaptak volna, ami mindig a leggyorsabb utat mutatja a sikerhez.
- Üzleti áttekintés és elemzés
Az üzleti áttekintés és elemzés révén a Polc Management alaposan megvizsgálja belső és külső adatait, valamint a piaci trendeket. Ez a részletes elemzés segít azonosítani az erősségeket és gyengeségeket, valamint lehetőségeket és fenyegetéseket. Olyan, mintha egy nagyítót kaptak volna, amivel minden apró részletet megvizsgálhatnak.
- Tárgyalási Tervezés
A tárgyalási tervezés során a Polc Management alaposan felkészül a beszállítókkal folytatott tárgyalásokra. Olyan, mintha egy profi sakkozók lennének, aki mindig három lépéssel előre gondolkodik.
- Tárgyalás
A tárgyalási folyamat során a Polc Management következetesen és professzionálisan jár el, biztosítva, hogy minden tárgyalás a lehető legjobb eredménnyel záruljon. A jól meghatározott tárgyalási keretrendszer elemek, ajánlati és ellenajánlati protokollok segítenek a vállalatnak abban, hogy sikeresen érvényesítse érdekeit.
- Megállapodás Menedzsment
A megállapodásokat követően a Polc Management gondoskodik a belső végrehajtási terv kidolgozásáról és megvalósításáról. Ez a lépés biztosítja, hogy minden megállapodás hatékonyan és időben végrehajtásra kerüljön, valamint rendszeres felülvizsgálatok révén folyamatosan javítsák a folyamatokat.
A konzultációk során meghatározott folyamatokat, elemekre bontottuk és elkészítettük a teljes folyamatot, leírással, példákkal, belső utasítás formátumban.
- Tárgyalási készségfejlesztés
Tucatnyi országban, 6 nyelven fejlesztettük a résztvevők tárgyalási készségeit és kompetenciáit a megadott 3 hónapos időkereten belül. Igazi nemzetközi tárgyalási edzőtábor volt. A Survial Negotiation – A megegyezés művészete című blended programunk volt a fejlesztés alapja. A résztvevők a saját anyanyelvükön fogyasztották az e-learning tartalmat és az Actionlab nemzetközi trénercsapatának helyi kollégái az anyanyelvükön bonyolították le az élő alkalmakat személyesen és online. Az egyes e-learning fejezeteket az élő alkalmak és házifeladatok követték. A program előkészítéseként mindenki egy tárgyalási szimuláción vett részt, ami alapján személyre szabott visszajelzések készültek. A program témái a következők voltak:
- Tárgyalási keretrendszer és attitűd
- Érdekérvényesítési témák, nyitó-, és kilépési pontok
- Kedvezmény-, és engedmény lista
- Ajánlat és ellenajánlat, navigáció a tárgyalási térben
- Többszereplős tárgyalási szerepek
A program két hónap alatt került lebonyolításra, általában félnapos alkalmakkal támogatva az online, egyéni tudásátadást. A program végén oklevelet kaptak a résztvevők.
- A beszerzési folyamat minden elemére kiterjedő gyakorlati képzés
A készségfejlesztést követően a kollégákat szenioritás és angoltudás szerint csoportokra bontottuk és a központ menedzsereivel megtámogatva végigvittünk a Polc Menedzsment Beszerzési utasítás minden állomásán. A stratégia értelmezésétől, az üzleti elemzésen és a tárgyalási felkészülésen át a tárgyalásig, illetve az operatív szakaszra ráfordulásig. Négy alkalommal, a részletekbe menve segítettük a gyakorlati alkalmazás beépülését.
A fejlesztési folyamat végére a teljes csapat végigment a programon, elsajátítva egy közös megközelítést és hatékony tárgyalási módszertant. A program konkrét hatása üzleti titok, de annyit elárulhatunk, hogy a fejlesztési költség sokszorosa volt a megtérülés. 😊
